Личное дело работника

Личное дело включает все данные о работнике в период трудовой деятельности на предприятии. В случае со студентом ВУЗа – в нем хранятся все данные о человеке за период его обучения.

Полный перечень документов собирается о работнике в течение всего трудового стажа. Хранится личное дело на предприятиях и фирмах, где трудится работник. Особое значение имеет личное дело в государственных организациях. На практике доказано, что тщательное ведение личных дел всего кадрового состава – это залог успеха.

Состав личного дела работника

На каждом предприятии отдел кадров занимается ведением личного дела, и существует стандартный перечень документов, которые в него входят:

1. Заявление о принятии на работу написанное лично.
2. Трудовой договор или при необходимости другой контракт.
3. Персональный листок, который подтверждает, что работник числится на предприятии.
4. Анкета или автобиография.
5. Личная карточка форма Т-2.
6. Ксерокопии документов об образовании.
7. Ксерокопии паспортных данных.
8. Приказ о принятии на работу.
9. Личностные характеристики.
10. Должностная инструкция, согласно которой работник может занимать соответствующую должность.
11. Заявления и приказы о переводе на другую должность.
12. При необходимости прочие материалы.

Формирование личного дела

Вся документация о деятельности работника поступает в личное дело по мере появления. Если человек решил уволиться, то личное дело закрывают и передают в архив. В государственных структурах в архив передают дела только после истечения 10 летнего пребывания их в отделе кадров. На предприятиях другой формы собственности после трехлетнего срока.

В случае, если в личном деле хранится важная информация, сотрудник отдела кадров обязан составить внутреннюю опись.

Личное дело заводится на каждого работника. Законодательством разрешено группировать личные дела перед сдачей в архив.

Как правильно оформить личное дело?

При оформлении вся информация отображается на титульном листе личного дела.

Первое, что следует заполнить при приеме на работу – это ФИО работника в именительном падеже. В документе есть возможность изменить фамилию сотрудника. В любом случае их обязательно следует указывать в личном деле. Для удобства составления картотеки, сотрудник хранится под буквой, с которой начинается его фамилия.

Согласно юридическим актам, следует ставить дату об увольнении и приеме на работу, такую же, как и в оригинале приказа. Обратите внимание, отражаться они должны именно в такой последовательности. Неправильно указывать дату приема на работу, а затем увольнения.

Возможно, в личном деле, будут содержаться документы, которые имеют дату раньше приказа о взятии сотрудника на работу. Это могут быть заявления о стажировке и тому подобные материалы.

Хранить личное дело следует 75 лет, а директора – вечно. При этом возраст не имеет значения, исчисление начинается с даты увольнения.

Обратите внимание, что все страницы в личном деле необходимо фиксировать.

Кадровый состав предприятия – это самый главный ресурс. Поэтому следует в полной мере обладать информацией обо всех работниках, что позволит значительно улучшить деятельность предприятия.