Приказ о подотчетных лицах

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которым может быть выдана денежная сумма на расходы в интересах организации. Руководитель организации должен обязательно утвердить приказ, в котором будет указано, кто именно может быть подотчетным лицом.

Деньги выдаются подотчетным лицам на определенные цели и потрачены могут быть только строго на эти цели (командировочные расходы, представительские расходы, закуп канцтоваров, хозтоваров, других материальных ценностей или основных средств, оборудования. Подотчетное лицо не может потратить деньги на свои нужды. Денежные средства выдаются только в том случае, если работник отчитался по предыдущим подотчетным суммам. Для отчетности имеется специальная типовая форма авансового отчета АО-1.

Аванс может быть выдан только тому сотруднику, который включен в перечень, утвержденный приказом о подотчетных лицах.

Для получения аванса пишется заявление на получение денег подотчет, после чего заявление передается для утверждения руководителя. Только при наличии письменной визы, означающей разрешение выдать сумму в подотчет, кассир сможет выдать деньги.

Заявление также должно поступить в бухгалтерию, бухгалтер проверит, не числится ли долгов за заявителем по предыдущим выданным суммам. Если долги отсутствуют, то бухгалтер ставит соответствующую заметку на бланке заявления.

Как оформить приказ об утверждении списка подотчетных лиц?

Бланк приказа может содержать не только перечень подотчетных лиц, но также и ограничения, которые будут накладывать на данных лицах. Руководитель может ограничить суммы, которые смогут получать подотчетные лица, а также срок выдачи денег, до истечения которого подотчетное лицо должно отчитаться о потраченных средствах и вернут остатки в кассу.

Приказ должен содержать следующие данные:

• наименование организации;
• номер приказа;
• город, где оформляется документ;
• дата издания приказа;
• заголовок документа;
• слово «приказываю»;
• распоряжения, утверждающие список подотчетных лиц, а также ограничивающие суммы к выдаче;
• подпись руководителя организации.

Приказ может также определять и цели расходования подотчетных сумм конкретными сотрудниками.

Скачать образец документа

Приказ о подотчетных лицах образец — скачать.