Заявление на выдачу денег в подотчет
Процедура выдачи денежных средств в подотчет начинается с написания подотчетным лицом заявления в свободной форме. Образец такого заявления с просьбой выдать деньги в подотчет на произведение расходов в интересах организации можно скачать внизу статьи.
После того, как работником составлено и передано заявление, бухгалтер проверяет, не числится ли каких-либо задолженностей за данным лицом по ранее выданным денежным суммам. Если долги имеются, то работник должен прежде отчитаться по предыдущим авансам посредством авансового отчета АО-1, после чего может обращаться за получение новой подотчетной суммой.
Если долгов за подотчетным лицом не имеется, то бухгалтер делает соответствующую пометку на бланке заявления, после чего заявление должно быть передано руководителю на утверждение. Только после того, как руководитель поставить свою одобряющую визу можно обращаться к кассиру за получением денег в подотчет.
Без отметки бухгалтера об отсутствии долгов и одобряющей визы руководителя или лица, на то уполномоченного, кассир не имеет права выдавать деньги работнику в подотчет.
Кроме всего вышеуказанного, заявитель также должен входить в число подотчетных лиц, утвержденных приказом руководителя. На предприятии должен иметь приказ, в котором будет указано, каким именно сотрудникам могут выдаваться деньги в подотчет, на какие нужды и в каком размере. Образец приказа о подотчетных лицах можно скачать здесь.
Если заявитель входит в число лиц из этого приказа, то деньги ему будут выданы.
Как правильно написать заявление на выдачу денежных средств в подотчет в 2016 году?
В заявлении пишется в свободном стели просьба, обращенная к руководителю, выдать определенную денежную сумму в подотчет на произведение определенных расходов. Должна быть четко прописана необходимая сумма, причем лучше ее указать и цифрами и прописью, чтобы не возникало ошибок.
Также следует четко обозначить, на какие цели будет потрачена данная денежная сумма — на командировку, на представительские нужды, на закупку хозяйственных или канцелярских товаров, на покупку основных средств или иных товарно-материальных ценностей.
Помимо того, что сумма прописывается в бланке заявления, нужно также по возможности ее обосновать — почему именно в таком размере нужны деньги, может быть приведена ссылка на расчет суммы.
В заявлении можно указать дату, когда нужны деньги.
Заявление традиционно датируется, подписывается, в верхней части указываются сведения о руководителе и названии документа.
Кассир, который в конечном итоге получит данное заявление, поставит свою подпись в знак того, что заявление им принято и просьба заявителя удовлетворена.