Журнал регистрации трудовых договоров
При оформлении сотрудника на должность, работодатель заключает с ним трудовой договор. В случае необходимости внесения в него каких-либо изменений создается еще один документ – дополнительное соглашение. Для ведения учета таких бумаг, на предприятии должен существовать журнал регистрации трудовых договоров, в котором отмечают всю информацию о заключенных соглашениях.
Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров можно в данной статье ниже. Подобный журнал позволяет обобщить информацию обо всех оформляемых трудовых соглашениях в одном месте.
Компания должна правильно организоваться документооборот, который позволит обеспечить систематичность информации. Для этой цели к каждой группе документом разрабатывается отдельный журнал регистрации. Примеры таких журналов можно скачать по ссылкам ниже.
Скачать образец журнала регистрации:
Особенности оформления журнала регистрации трудовых договоров
Отмечают следующие критерии, в соответствии с которыми происходит создание и ведение журнала:
- Твердая обложка. Этот факт способствует увеличению срока хранения книги.
- На титульном листе должна быть следующая информация:
- наименование организации;
- данные о руководителе предприятия;
- название журнала;
- дата создания.
- Первая страница чаще всего остается пустой или включает в себя правила ведения журнала.
- Все страницы документа должны быть пронумерованы.
- На второй странице отмечают данные об ответственных лицах — ФИО, должность, документ, на основании которого они действуют и личные подписи.
Заполнением журнала регистрации занимается специалист отдела кадров или менеджер по персоналу.
После окончания срока действия документа, на последней странице ставится отметка о дате его закрытия, количестве заполненных страниц и договоров. Далее его опломбируют и сдают в архив, где он хранится не менее 75 лет. Все действия производятся на основании приказа или распоряжения руководителя.
Несмотря на всю важность журнала регистрации трудовых договоров, ответственности за его отсутствие никто не несет. Это значит, что его наличие не обязательно. Не существует унифицированной формы его заполнения.
Выделяют следующие плюсы данного документа:
- незаменимая помощь в случаях судебных вмешательств – при возникновении спорных ситуаций его можно предоставить в качестве доказательств;
- наличие информации о каждом соглашении исключает возможность потери сведений о документе;
- удобство использования – журнал заменяет многочисленные соглашения и договора.
Следует отметить, что книга может существовать не только в бумажном, но и в электронном виде. При необходимости распечатывается любая страница последнего варианта. Преимуществами электронного журнала является конфиденциальность, моментальный поиск документов, удобное заполнение, оптимизированная работа, быстрая выдача справок и выписок.
Скачать пример оформления
Журнал регистрации трудовых договоров образец — скачать.