Журнал регистрации входящих документов

Все организации имеют входящую корреспонденцию, которая подлежит своевременному учёту и правильной обработке. Поступившую документацию принимает ответственное лицо, сортируя её и присваивая соответствующий номер регистрации, и затем передаёт получателю.

Для этой цели используют журналы регистрации входящих документов, специально предназначенные для отражения информации о поступившей корреспонденции и последующем её распределении, которые обязаны быть на любом предприятии.

Главные цели применения:

• обеспечить учёт, систематизацию и обработку поступающей документации;
• установить контроль их своевременного исполнения;
• проводить эффективную информационную работу по документации;
• обеспечить сохранность корреспонденции.

На предприятии со значительной штатной численностью работников ответственность за регистрацию документов несёт специальный отдел, а в организации, имеющей небольшой штат эта обязанность, распределяется на одного сотрудника — это может быть секретарь, референт или делопроизводитель. Если такой кадровой единицы нет, за которой закреплены данные обязанности, то руководитель вправе назначить ответственного, возлагая на него выполнение функций по ведению этого журнала.

Администрация организации выбирает индивидуально способ оформления документации и закрепляет его в содержание инструкции по делопроизводству.

Скачать образец журнала регистрации входящих документов можно в данной статье ниже.

Другие образцы регистрационных журналов:

• для приказов по личному составу — образец;
• для приказов по основной деятельности — скачать.

Как оформить журнал регистрации для входящих документов

Способы оформления журнала:

• бумажный вид;
• электронная форма;
• система электронного документооборота.

Журнал регистрации входящей документации на бумаге представлен в виде книги, которая имеет удобный формат А4 и изготавливается типографией. Утвержденной формы журнала законом нет, поэтому руководство самостоятельно разрабатывает и определяет какие графы включить в соответствии с потребностями предприятия. Примерный образец журнала можно скачать ниже.

Журнал необходимо прошить, опечатать и заверить руководителем организации. Такой вариант введения журнала регистрации будет целесообразен при малом количестве входящей корреспонденции, а также, если следует обеспечить дополнительной защитой данные ценных документов, поскольку они характеризуются долгим периодом хранения. Главный недостаток этого способа – неэффективность справочной работы, поскольку для поиска данных о необходимом документе придется внимательно изучить каждую страницу, что впоследствии занимает очень долгое время.

Электронный способ предусматривает создание компьютерных файлов в программах с таким расширением как xls, doc, docx. Используя поиск необходимой информации, сортирование данных, установление фильтров по заданным параметрам можно моментально найти интересующую информацию. Электронный журнал не распечатывается на бумаге и не дублируется, но есть моменты, когда бумажный вариант необходим для проставления подписи исполнителя.

Актуальная система электронного документооборота позволит полностью автоматизировать процесс, повышая результативность работы с документами, существенно сокращая время поиска документа. Для этого нужно настроить систему и создать шаблон карточки регистрационной согласно требованиям организации.

Главные правила при ведении журналов регистрации:

• своевременность;
• однократность;
• полнота данных;
• нумерация в пределах одного календарного года.

Перечень документации, что не подлежит оформлению, отражается в инструкции по делопроизводству и приказом утверждается.

Скачать пример оформления

Журнал регистрации входящих документов образец — скачать.