Оформление докладной записки
Докладная записка — это способ двух лиц, работающих в одной организации, осуществлять взаимосвязь в письменном виде. Докладная записка предназначена для оформления и донесения определенной информации до вышестоящего лица. Также докладная записка может составляться руководящим представителем организации для информирования других лиц о каком-либо событии, например, контролирующих органов.
Для обмена информацией между сотрудниками, находящимися на одном уровне, используют служебные записки. Докладная записка всегда адресуется тому лицу, которое находится выше в иерархии организации.
С помощью докладной записки можно донести какую-либо информацию, пожаловаться на кого-либо с целью наложения дисциплинарного взыскания, сделать предложения по улучшению рабочего процесса.
Докладная записка составляется в свободной форме, тем не менее, документ предназначен для руководства, а потому нужно придерживаться основных правил деловой переписки, выдерживать деловой стиль написания, заполнять бумагу необходимыми реквизитами, которые позволят идентифицировать автора записки, адресата.
Внизу статьи предлагаем скачать образцы докладных записок, оформляемых в различных рабочих ситуация.
Как написать докладную записку?
Прежде всего, желательно писать текст вручную. Рукописный документ позволит без труда точно определить автора, по ручной подписи, по почерку, особенностям написания слов и отдельных символов.
В верхней части должны присутствовать такие реквизиты:
- ФИО лица, которому адресуется бумага, его должность;
- название организации;
- ФИО лица, от которого пишется докладная записка, его должность;
- подразделение, к которому относится автор записки;
- дата написания.
Обязательно указывается название документа, желательно также кратко пояснить, о чем докладная — указать заголовок.
В тексте нужно информацию излагать последовательно, не перепрыгивать через события. Указывать факты, даты, действительно проверенные данные и совершенные события. Не нужно обвинять других людей, если нет для этого документальных подтверждений. Стиль текста — строгий, деловой, без эмоций, сухие факты и цифры.
Начинается текст всегда с описания события, предложения, которое донести до адресату. Далее можно привести основания для того мнения, которое высказывает автор в своем тексте. Если описываемое событие имело какие-либо последствия, то их также нужно указать.
Заканчивается докладная записка просьбой рассмотреть дело по существу — например, рассмотреть изложенное предложение, оценить его, или рассмотреть вопрос о наложении взыскания на провинившегося сотрудника.
Текст нужно заверить своей личной подписью.
Сведения, изложенные в докладной записке, лучше документально подтвердить, приложив документы — акты, расчеты, объяснительные записки и т.д.
Скачать пример оформления
Образец докладной записки: